Anforderungen an eine Rechnung

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Anforderungen an eine Rechnung

Die Rechnungsanforderungen sind im Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) wiedergegeben. Dort finden sich auch die Regelungen zur Organisation von Rechnungsnummern.

Viele Unternehmer konzentrieren sich nur auf ihr Kerngeschäft. Die laufende Buchhaltungsvorbereitung sowie die Angebots- und Rechnungserstellung bleibt dabei meist auf der Strecke. Dies betrifft vor allen Dingen Kleinunternehmer, Kleinst- und Kleinbetriebe (1 – 10 Mitarbeiter) sowie mittelständische Unternehmen, bei denen die Chefin / der Chef noch selber für „Ordnung im Büro“ sorgt.

Häufig stellt sich die Buchhaltung z. B. von Handwerksbetrieben so dar, dass sämtliche Auftragszettel, Kassenbelege (wie z. B. Tankquittungen) und Rechnungen von Lieferanten aller Art bestenfalls noch grob kontrolliert werden, anschließend aber in die sogenannte „Schuhkarton-Ablage“ wandern. So werden die Unterlagen dann dem Steuerberater – der dies schon richten wird – übergeben.

Um aber Ärger und Geld zu vermeiden, empfiehlt es sich, sich die Zeit für eine geordnete vorbereitende Buchhaltung zu nehmen. Darüber aber demnächst mehr. Heute soll es um die Anforderungen an eine Rechnung gehen.

Warum soll ich eine Rechnung nach § 14 UStG erstellen?

Nun, wenn der Rechnungsempfänger sich die erhaltene Rechnung genau anschaut und Lücken und / oder Fehler findet, hat er das Recht, den Rechnungsbetrag zumindest zu kürzen. Dies wäre sehr ärgerlich.  Des Weiteren läuft der Rechnungsempfänger Gefahr, dass er diese Rechnung steuerlich nicht absetzen kann, weil das Finanzamt diese nicht anerkennt. Deshalb wird sich dieser an den Rechnungssteller mit der Bitte um Nachbesserung (Änderung) wenden.  Dies verzögert aber wiederum den Ablauf, kostet  Zeit, Geld und Nerven. Darum empfiehlt es sich, Rechnungen gleich richtig auszustellen. Im Nachfolgenen sind die Pflichtangaben wiedergegeben (siehe § 14 Abs. 3 und 4 UStG), die unbedingt in einer Rechnung enthalten sein müssen:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (Rechnungssteller)
  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kunden (Rechnungsempfänger)
  • die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers
  • das Ausstellungsdatum
  • eine einmalig von dem Unternehmer vergebene Rechnungsnummer
  • die Menge der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
  • die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
  • Zeitpunkt der Lieferung und Vereinnahmung des Entgelts, wenn diese nicht identisch sind
  • das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen bzw. mit einem Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Aufschlüsselung von Entgeltminderungen
  • angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag
  • ein Hinweis über die Aufbewahrungspflicht, wenn der Unternehmer eine Werkslieferung oder sonstige Leistung in Zusammenhang mit einen Grundstück ausführt

Bis zum 01.07.2011 mussten Rechnung, die elektronisch verschickt wurden, eine elektronische Signatur enthalten. Elektronische Rechnungen und Rechnungen auf Papier sind jetzt gleichgestellt. Näheres dazu in einem der nächsten Artikel.

Kleinbetragsrechnungen

Bei Rechnungen, die einen Betrag von 150,- € nicht übersteigen, gelten vereinfachte Regelungen. Diese müssen gem. § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung nur folgende Kriterien enthalten:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (jedoch nicht des Leistungsempfängers)
  • das Ausstellungsdatum
  • die Menge der gelieferte Artikel / Dienstleistungen
  • die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
  • angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag

Rechnungsnr.

Im § 14 (4) Nr. 4 des UStG ist festgelegt, dass eine Rechnung “ … eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnr.), beinhaltet sein muss. In den Umsatzsteuerrichtlinien im Abschnitt 185 Abs. 10 wird dies, wie folgt  näher dargestellt:  „Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnnr.) soll gewährleistet werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung das einzige Original ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnr. ist es steuerlich einwandfrei, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Es ist auch zulässig, im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter Konzerngesellschaften nur einen fortlaufenden Nummernkreis zu verwenden.“

Das OFD Koblenz führt dazu aus: „Die in § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 4 UStG enthaltenen Pflichtangabe einer fortlaufenden Nr. in der Rechnung macht keine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern zwingend, da es lediglich um die Einmaligkeit der erteilten Rechnungsnummer geht. Die Anforderungen an die Rechnung sind so zu verstehen, dass es um die Verhinderung eines ungerechtfertigten Vorsteuerabzugs geht. Diesbezüglich reicht es aus, wenn es jede Nr. nur einmal gibt (s. Abschn. 185 Abs. 10 UStR).“

Seit 01.11.2010 gilt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass, der die bisherigen Umsatzsteurrichtlinien ablöst. Hier ist nun im Abschnitt 14.5 Abs.10 Satz 4 der Sachverhalt wie folgt geregelt: „Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend.“

Demnach kann das System der Rechnungsnummern-Vergabe relativ willkürlich sein. Auch größere Zählschritte als 1 sind grundsätzlich möglich, z.B. immer jede zweite Nummer, also 1, 3, 5 …. Viele Fakturierungs-Software-Lösungen oder Warenwirtschaftsprogramme können die Rechnungsnummern um einen zufälligen Wert erhöhen, der zwischen zwei voreingestellten Grenzen liegt. Mit solchen Lücken zwischen den Rechnungsnummern wird häufig bei Verlagsprodukten oder Mitgliedsbeiträgen verfahren. Durch den hohen Startwert und die großen Sprünge erschwert der Unternehmer es seinen Wettbewerbern, geheime Unternehmenswerte wie Verkäufe, Auflage, Gesamtzahl der Mitglieder oder deren Zuwachs innerhalb eines Zeitraums einzuschätzen. Dadurch wird kein Muster erkennbar. Zweistellige Zählschritte verringern außerdem die Zahl von Fehlern, vor allem durch Zahlendreher. Denn alle Rechnungsnummern unterscheiden sich durch mindestens zwei Ziffern statt durch mindestens eine. Dies kann beim Abheften oder Raussuchen schriftlicher Briefwechsel, beim Zuordnen von Überweisungen etc. helfen.

Wichtig ist nur, dass die jeweilige Rechnungsnummer nur einmalig vergeben wurde. Zu beachten ist jedoch, dass bei Lücken in der Abfolge von Rechnungsnummern, z.B. bei einem System von eins hochzählend, den Prüfer im Falle einer Betriebsprüfung zu Nachfragen veranlassen wird. Können diese Lücken, die z. B. durch technische Fehler bei Softwareupdates oder Umstellungen entstehen können, nicht gut fundiert erklärt werden, kann es zu Hinzuschätzungen kommen. In diesem Fall würde i. d. R. der durchschnittliche Rechnungsbetrag aus allen Rechnungen für jede fehlende Rechnungsnummer zugrunde gelegt werden und zum Gewinn hinzugerechnet werden.

Dies gilt es zu vermeiden!

Und nun viel Erfolg beim Durchführen!