Express-Schreibdienst
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Der Umgang mit E-Mails kann auf einfache Weise optimiert werden

Immer grö­ßere Teile der Kom­mu­ni­ka­tion wer­den heute per E-Mail abge­wi­ckelt. Sie haben den Vor­teil, dass sie bin­nen weni­ger Minu­ten zuge­stellt wer­den und (noch) kos­ten­los ver­schickt wer­den kön­nen. Das ver­lei­tet natür­lich dazu, jede noch so win­zige Infor­ma­tion als E-Mail zu ver­sen­den. Die Folge ist eine rie­sige Flut an Nach­rich­ten im digi­ta­len Brief­kas­ten. Bei Stu­dien wurde her­aus­ge­fun­den, dass jeder Arbeit­neh­mer im Durch­schnitt mehr als 100 Mails pro Tag bekommt.

Die Bear­bei­tung kos­tet Zeit. Und genau die­sen Auf­wand kön­nen Sie redu­zie­ren, indem Sie bei­spiels­weise eine mei­ner Dienst­leis­tun­gen nut­zen und die Ant­wor­ten auf Ihre E-Mails ein­fach digi­tal dik­tie­ren und in mei­nem Schreib­büro schrei­ben las­sen. Nach dem Dik­tie­ren kön­nen Sie die Audi­o­da­teien ver­schlüs­selt und damit sehr sicher an mein Schreib­büro übermitteln.

Außer­dem gibt es einige andere Maß­nah­men, mit denen der Zeit­auf­wand zur Bear­bei­tung der Mails redu­ziert wer­den kann. Ich habe in mei­nem Schreib­büro getes­tet und gebe Ihnen diese Tipps gern weiter:

  • Der per­ma­nente Abruf der Mails erweist sich als sehr stö­rend bei den nor­ma­len Arbeits­ab­läu­fen. Des­halb ist es rat­sam, die Ein­stel­lun­gen im Mail­pro­gramm so zu ver­än­dern, dass der Abruf in bestimm­ten Inter­val­len erfolgt. So kön­nen Sie meh­rere E-Mails im Block abar­bei­ten und die not­wen­di­gen Ant­wor­ten dik­tie­ren oder selbst schreiben.
  • Unge­wollte Mails kön­nen und soll­ten ver­hin­dert wer­den. Bekom­men Sie News­let­ter, die Sie nicht brau­chen, bestel­len Sie diese ab. Gibt es bei aus­län­di­schen Absen­dern kei­nen Link dafür, nut­zen Sie die Mög­lich­kei­ten, die Ihr Mai­lac­count zur Sper­rung ein­zel­ner Absen­der bie­tet. Auch die kon­se­quente Nut­zung der Spam-Filter ist ein gutes Mit­tel, um uner­wünschte digi­tale Post­ein­gänge zu ver­hin­dern. Viele Mail­pro­gramme brin­gen dafür einen Lern­ef­fekt mit, indem sie die Mails, die regel­mä­ßig unge­le­sen gelöscht wer­den, nach einer gewis­sen Zeit auto­ma­tisch in den Spam-Ordner ver­schie­ben. Alter­na­tiv ist eine manu­elle Mar­kie­rung als Spam möglich.
  • Je bes­ser die Mails sor­tiert sind, desto schnel­ler wer­den sie bei Bedarf gefun­den. Es bie­tet sich des­halb an, im Mail­pro­gramm Unter­ord­ner anzu­le­gen. Die gewählte Struk­tur sollte mög­lichst mit der Struk­tur iden­tisch sein, die Sie auch bei Ihrer papie­re­nen Ablage ver­wen­den. Die meis­ten Mail­pro­gramme bie­ten heute ver­schie­dene Mög­lich­kei­ten, die Ord­ner far­big zu kenn­zeich­nen. Auch Hilfs­mit­tel zur Mar­kie­rung wich­ti­ger ein­zel­ner E-Mails wer­den dafür angeboten.
  • Die im Laufe eines Arbeits­ta­ges ein­ge­gan­ge­nen E-Mails soll­ten opti­ma­ler­weise zum Fei­er­abend bear­bei­tet sein. Auch ist es rat­sam, den Spam-Ordner und den Ord­ner „gelöschte Mails“ regel­mä­ßig zu lee­ren. Ideal sind Mail­pro­gramme, die eine Syn­chro­ni­sa­tion der Offline-Daten mit den Daten im Mai­lac­count auf dem Ser­ver des Pro­vi­ders auto­ma­tisch vornehmen.
  • Um Ihnen und Ihren Kom­mu­ni­ka­ti­ons­part­nern den Umgang mit der Flut an E-Mails zu erleich­tern, soll­ten Sie aus­sa­ge­kräf­tige Anga­ben für die Betreff­zeile wäh­len. Auch der Auf­bau einer Mail ana­log zum papie­re­nen Geschäfts­brief erweist sich als nütz­li­che Hilfe. Eine Glie­de­rung mit Zwi­schen­über­schrif­ten und Absät­zen erleich­tert den schnel­len Über­blick über die Inhalte.
  • Mit jeder Mail, die Sie selbst ver­schi­cken, pro­vo­zie­ren Sie Ant­wor­ten, die dann wie­derum von Ihnen bear­bei­tet wer­den müs­sen. Der Ver­sand von Mas­sen­mails über hin­ter­legte Ver­tei­ler­lis­ten sollte des­halb gründ­lich über­legt wer­den, zumal er noch das Risiko birgt, selbst bei­spiels­weise im Barracuda-Index als Spam-Versender zu lan­den. Gute Mail­pro­gramme bie­ten die Chance, meh­rere Ver­tei­ler­lis­ten anzulegen.
  • Ein „Zeit­fres­ser“ beim Absen­der und beim Emp­fän­ger sind große Datei­an­hänge. Sie blo­ckie­ren Rechen­leis­tung und Kapa­zi­tä­ten in den loka­len Netz­wer­ken sowie im gesam­ten Inter­net. Umfang­rei­che Dateien soll­ten des­halb in kom­pri­mier­ter Form ver­schickt wer­den. Dabei hat sich das ZIP-Format sehr bewährt. Auch das Volu­men eines im Office-Paket erstell­ten Doku­ments lässt sich durch die Umwand­lung in ein PDF redu­zie­ren. Alter­na­tiv gibt es Upload-Plattformen, auf denen die Dateien für den Emp­fän­ger hin­ter­legt wer­den kön­nen. Sie bie­ten sich vor allem dann an, wenn beim Adres­sa­ten die Kapa­zi­tät der Mai­l­an­hänge im Mai­lac­count begrenzt wird.
  • Nicht immer ist der Ver­sand einer E-Mail not­wen­dig. Viele Dinge las­sen sich in einem per­sön­li­chen Gespräch oder einem kur­zen Tele­fo­nat viel schnel­ler klä­ren. Der unmit­tel­bare Dia­log ist vor allem dann rat­sam, wenn es sich um kom­plexe Sach­ver­halte han­delt, zu denen es mit hoher Wahr­schein­lich­keit viele Rück­fra­gen gibt.

Mein Fazit: Der not­wen­dige Auf­wand beim Umgang mit E-Mails lässt sich mit sehr ein­fa­chen Maß­nah­men spür­bar redu­zie­ren. Dadurch wer­den Kapa­zi­tä­ten frei, die für die eigent­li­che Arbeit genutzt wer­den kön­nen. Das stei­gert die Effi­zi­enz und wirkt sich för­der­lich auf die Umsätze und Gewinne aus.

Autor: Judith Vetter

Mein Name ist Judith Vetter. Ich bin seit 2001 selbstständig und betreibe die Seite Express-Schreibdienst, ein Schreibbüro und einen Büroservice, habe aber über 24 Jahre Erfahrung als gelernte Fremdsprachensekretärin.

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