Express-Schreibdienst
Geschäftsleute geben High Five im Büro

14. März 2015
von Judith Vetter
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Die Kommunikation im Business – einfach, kostenlos und komfortabel

Bespre­chun­gen unter vier Augen oder Mee­tings in gan­zen Grup­pen haben noch bis vor eini­ger Zeit hohe Pos­ten in den Rei­se­kos­ten­ab­rech­nun­gen ver­ur­sacht. Hinzu kam die Zeit, die für die Anreise zu einem Mee­ting auf­ge­wen­det wer­den musste. Sie fehlte an ande­rer Stelle und schmä­lerte so den Gewinn von Unter­neh­men. Diese Nach­teile müs­sen Sie im Zeit­al­ter der digi­ta­len Kom­mu­ni­ka­tion über das Inter­net nicht mehr in Kauf neh­men. Mee­tings und Bespre­chun­gen unter vier Augen kön­nen heute auch dann mit einem nied­ri­gen Kos­ten– und Zeit­auf­wand statt­fin­den, wenn sich die Teil­neh­mer in ver­schie­de­nen Regio­nen der Welt befin­den. Das kommt vor allem den Unter­neh­men zugute, die auf inter­na­tio­na­lem Par­kett agie­ren. Der Infor­ma­ti­ons­aus­tausch zwi­schen den ein­zel­nen Nie­der­las­sun­gen lässt sich mit diver­sen Tools sehr güns­tig und noch dazu sehr effi­zi­ent gestalten.

Wel­che Tools bie­ten sich für Online-Meetings an?

Vari­ante 1: Skype

Die Tele­fo­nie– und Chat Soft­ware Skype wurde vom 2003 in Luxem­burg gegrün­de­ten Unter­neh­men Skype Tech­no­lo­gies ent­wi­ckelt. Im Jahr 2003 ging die Platt­form für Chats und Mee­tings an eBay. Im Jahr 2011 wurde Skype erneut ver­kauft. Aus den Inter­es­sen­ten Google, Micro­soft und Face­book ging letzt­lich Micro­soft als Sie­ger her­vor. Bereits ein Jahr nach dem Erwerb von Skype stellte Micro­soft den Sup­port für den haus­ei­ge­nen Dienst Win­dows Live Mes­sen­ger ein.

Skype hat den Vor­teil, dass für Mee­tings eine Kon­fe­renz­schal­tung für bis zu 25 Teil­neh­mer ein­ge­rich­tet wer­den kann. Ein­ge­hende Anrufe kön­nen via Skype an eine klas­si­sche Mobil­funk­ruf­num­mer wei­ter­ge­lei­tet wer­den. Außer­dem sind Apps für mobile End­ge­räte ver­füg­bar, die von der Funk­tio­na­li­tät her fast voll­stän­dig mit der Desktop-Version von Skype ver­gleich­bar sind. Diese Apps sind sowohl mit Win­dows als auch mit Android, Sym­bian, MeeGo, Black­berry und Maemo sowie iOS nutz­bar. Hinzu kommt, dass es von Skype auch eine Ver­sion gibt, die auf der Play­Sta­tion Por­ta­ble läuft. Skype weist dar­über hin­aus eine Schnitt­stelle für die Kom­bi­na­tion mit der vir­tu­el­len Tele­fon­an­lage Aste­risk auf.

Vari­ante 2: Google+ Hangouts

Die Google Han­gouts ent­stand im Jahr 2013 als Zusam­men­füh­rung der Funk­tio­nen der Platt­for­men und Dienste Google+ Mes­sen­ger. Google Han­gouts und Google+ Mes­sen­ger. Die Mee­ting– und Chat Soft­ware Google+ Han­gouts lässt sich mobil von End­ge­rä­ten mit den Betriebs­sys­te­men iOS oder Android nut­zen. Für Desktop-Computer ste­hen die Google+ Han­gouts als Web­an­wen­dung zur Verfügung.

Bei Video­kon­fe­ren­zen unter­stüt­zen die Google+ Han­gouts bis zu zehn Teil­neh­mer. Alle ande­ren Kon­ver­sa­tio­nen kön­nen mit bis zu hun­dert Teil­neh­mern gleich­zei­tig geführt wer­den. Ein funk­tio­nel­les Extra ist die gemein­same Ver­wal­tung von SMS, MMS und Text­chats, die im Früh­jahr 2014 ein­ge­führt wurde. Die Spei­che­rung der Ver­läufe erfolgt auf dem Ser­ver. Das hat den Vor­teil, dass bei den Google+ Han­gouts ein Gespräch auf einem End­ge­rät begon­nen und auf einem ande­ren End­ge­rät an glei­cher Stelle fort­ge­setzt wer­den kann.

Vari­ante 3: GoToMeeting

GoTo­Mee­ting ist eine kom­mer­zi­elle Soft­ware für Video– und Tele­fon­kon­fe­ren­zen. Sie lässt sich mit beson­de­ren Schnitt­stel­len in vor­han­dene Sys­teme ein­bin­den. Eine Beson­der­heit von GoTo­Mee­ting ist, dass wäh­rend der Video­kon­fe­ren­zen eigene Logos ein­ge­blen­det wer­den kön­nen. Bei Video­kon­fe­ren­zen bie­tet GoTo­Mee­ting HD-Qualität. In die mit GoTo­Mee­ting mög­li­chen Video­kon­fe­ren­zen kön­nen je nach Ver­sion bis zu hun­dert Teil­neh­mer ein­be­zo­gen wer­den. Dabei las­sen sich die Online-Meetings bereits im Vor­feld planen.

Von der Funk­tio­na­li­tät her hat GoTo­Mee­ting die Frei­gabe von Bild­schir­min­hal­ten sowie eine Überg­abe der Kon­trolle über die Maus und die Tas­ta­tur zum Zwe­cke der Fern­war­tung eines Rech­ners zu bie­ten. GoTo­Mee­ting gibt es in zwei ver­schie­de­nen Ver­sio­nen, die sich nach der maxi­ma­len Anzahl der Teil­neh­mer bei einer Tele­fon­kon­fe­renz unterscheiden.

Vari­ante 4: Fire­fox Hello

Für die schnelle Kom­mu­ni­ka­tion zwi­schen­durch bie­tet sich auch die Funk­tion „Hello“ an, die von der Mozilla Foun­da­tion in die Ver­sion 35 des Brow­sers Mozilla Fire­fox inte­griert wurde. Der prak­ti­sche Vor­teil von Fire­fox Hello ist, dass der Anwen­der weder eine zusätz­li­che Soft­ware noch ein Nut­zer­konto benö­tigt. Nach­dem ein Chat per Maus­klick gestar­tet wurde, braucht der Nut­zer sei­nem Gesprächs­part­ner nur einen Link zu schi­cken. Ein­mal gestar­tete Kom­mu­ni­ka­tio­nen blei­ben bei Fire­fox Hello gespeichert.

Die über Fire­fox Hello mög­li­chen Videochats und Sprach­an­rufe wer­den mit der WebRTC-Technologie gesteu­ert. Das wie­derum bedeu­tet, dass die Gesprächs­part­ner gern auch die Brow­ser Opera oder Google Chrome ver­wen­den dür­fen. Aller­dings kön­nen Gesprä­che nur vom Brow­ser Mozilla Fire­fox aus gestar­tet wer­den. Auch die Ver­wal­tung der Kon­takt­lis­ten ist bei Fire­fox Hello nur vom Mozilla Fire­fox aus möglich.

Vari­ante  5: Jitsi

Jitsi ist der Nach­fol­ger des „SIP Com­mu­ni­ca­tor“, der im Jahr 2003 als LGPL-lizenzierte Soft­ware für das Instant Mes­sa­ging auf den Markt gebracht wurde. Die Beson­der­heit von Jitsi ist, dass sich diese Tele­fon­kon­fe­renz­soft­ware mit allen Betriebs­sys­te­men kom­bi­nie­ren lässt, die eine Java-Laufzeitumgebung zur Ver­fü­gung stel­len. Jitsi ergänzt die Tele­fon­kon­fe­ren­zen mit der Mög­lich­keit, den Teil­neh­mern auf dem eige­nen Desk­top ange­zeigte Inhalte zugäng­lich zu machen. Jitsi bringt eine voll­stän­dige Unter­stüt­zung für das Pro­to­koll IPv6 mit und ermög­licht auch Pro­vi­sio­ning. Außer­dem beherrscht Jitsi gän­gige Codecs wie GSM, Speex, SILK und H.264. Ein Daten­trans­fer ist bei Jitsi sowohl über Google Talk als auch über Jingle mög­lich. Kom­for­ta­bel wird Jitsi ergän­zend dadurch, dass mit die­ser Mee­ting­soft­ware auch Anrufe über Yahoo getä­tigt wer­den können.

Vari­ante  6: Ekiga

Die Tele­fo­nie– und Chat­soft­ware Ekiga wurde im Jahr 2000 ver­öf­fent­licht. Damals ver­wen­de­ten die Ent­wick­ler unter der Füh­rung von Damien San­dras noch die Bezeich­nung Gno­me­Mee­ting. Die mit GPL-Lizenz kos­ten­los erhält­li­che Soft­ware ist für Unix-ähnliche Betriebs­sys­teme ent­wi­ckelt wor­den, ist inzwi­schen aber auch in einer spe­zi­el­len Ver­sion für Win­dows erhält­lich. Ekiga zeich­net sich eben­falls durch die Unter­stüt­zung gän­gi­ger Codecs und Über­tra­gungs­ver­fah­ren aus. Dazu gehö­ren neben H.264, H.323, Speex, CELT und Theora. Ekiga ist mit der vir­tu­el­len Tele­fon­an­lage Aste­risk sowie mit Kamai­lio kom­pa­ti­bel. Der Vor­teil ist, dass es für Ekiga ein Online-Handbuch gibt.

Vari­ante 7: TeamViewer

Der Team­Vie­ver ist eine sehr kom­plexe Cli­ent­soft­ware, die außer für Tele­fon­kon­fe­ren­zen und Video­kon­fe­ren­zen auch bei der Fern­war­tung sehr nütz­lich ist. Die für den pri­va­ten Gebrauch kos­ten­freie und für die gewerb­li­che Nut­zung kos­ten­pflich­tige Soft­ware Team­Viewer wird von Fire­walls, Proxy-Server und die Anwen­dung der VPN-Technologie nicht beein­träch­tigt. Die Ver­sio­nen mit vol­lem Funk­ti­ons­um­fang sind für die Betriebs­sys­teme Win­dows, Linux und OS X erhält­lich. Die por­ta­blen (vom USB-Stick aus start­ba­ren) Ver­sio­nen sind aktu­ell für Mac OS X noch nicht verfügbar.

Die Soft­ware Team­Viewer ermög­licht es, dem Part­ner auch die Tas­ta­tur– und Maus­steue­rung auf dem eige­nen Rech­ner zu über­las­sen. Die Daten­über­tra­gung erfolgt mit einer AES– und RSA-Verschlüsselung auf der Basis eines Schlüs­sel­tauschs mit Echtheitszertifikat.

Vari­ante 8: TeamSpeak

Die erst­mals im Jahr 2001 ver­öf­fent­lichte Soft­ware Team­Speak hat sich auf Online­mee­tings spe­zia­li­siert, bei denen aus­schließ­lich die Spra­che über­tra­gen wird. Sie ist ab der Ver­sion 3 in der Pro­gram­mier­spra­che C++ abge­fasst und muss sowohl auf dem Ser­ver als auch dem Client-Rechner instal­liert wer­den. Auf dem Ser­ver wer­den die Betriebs­sys­teme Win­dows, Linux und FreeBSD unter­stützt. Die Cli­ents kön­nen wahl­weise die Betriebs­sys­teme Linux, Win­dows, Mac OS X, Android oder iOS ver­wen­den. Die Ver­sion Team­Speak 2 ver­wen­dete als Pro­gram­mier­spra­che Bor­land Delphi.

Die Beson­der­heit bei Team­Speak ist, dass diese Soft­ware mit gerin­gen Hard­wareres­sour­cen aus­kommt. Der Grund ist, dass sie eigent­lich für die Kom­mu­ni­ka­tion von Online­ga­mern ent­wi­ckelt wurde. Team­Speak kann durch­weg im Hin­ter­grund lau­fen. Das Mikro­fon und der Laut­spre­cher kön­nen über Tas­ten jeder­zeit zu– und abge­schal­tet wer­den. Team­Speak bie­tet sich des­halb als Hilfs­mit­tel der Kom­mu­ni­ka­tion zwi­schen exter­nen Mit­ar­bei­ten an, die über län­gere Zeit hin­weg par­al­lel an einem Pro­jekt arbeiten.

Berei­ten Sie sich auf Mee­tings sowie Tele­fon– und Video­kon­fe­ren­zen gut vor.

Die Vor­schrif­ten des Daten­schut­zes soll­ten bei Video­kon­fe­ren­zen immer ein­ge­hal­ten wer­den. Das bedeu­tet, dass Sie Ihren Desk­top vor dem Mee­ting berei­ni­gen und alle nicht benö­tig­ten Anwen­dun­gen und Dateien schlie­ßen soll­ten. Auch ist es rat­sam, im Blick­feld der Web­cam am Arbeits­platz etwas Ord­nung zu schaf­fen. Benach­rich­ti­gungs­funk­tio­nen soll­ten deak­ti­viert wer­den, damit Ihre Kon­zen­tra­tion bei einer Video­kon­fe­renz nicht gestört wird.

Auch bei der Pla­nung der Video­kon­fe­ren­zen soll­ten einige wich­tige Dinge beach­tet wer­den. Das beginnt bereits bei der Fest­le­gung des Ter­mins. Soll­ten die Teil­neh­mer aus unter­schied­li­chen Regio­nen der Welt kom­men, muss bei der Ter­min­pla­nung die Zeit­ver­schie­bung mit­be­rück­sich­tigt wer­den. Außer­dem macht es sich in der Pra­xis bezahlt, wenn die Teil­neh­mer einer Video­kon­fe­renz eine Teil­neh­mer­liste sowie die wich­tigs­ten Unter­la­gen bereits vorab zuge­schickt bekom­men. Sicht­bare Namens­schil­der haben sich eben­falls als nütz­li­che Hilfs­mit­tel für Video­kon­fe­ren­zen bewährt. Als ange­nehm wird es dar­über hin­aus emp­fun­den, wenn klare Ver­hal­tens­re­geln für die Video­kon­fe­renz fest­ge­legt werden.

Zu einem gelun­ge­nen Ein­stieg in eine Video­kon­fe­renz gehö­ren eine ange­mes­sene Begrü­ßung sowie etwas Small­talk. Die­ser lockert die Atmo­sphäre und nimmt den Teil­neh­mern die Angst, die ungern vor grö­ße­ren Grup­pen spre­chen. Bei Video­kon­fe­ren­zen mit inter­na­tio­na­lem Teil­neh­mer­kreis ist es wich­tig, gut arti­ku­liert und lang­sam zu spre­chen, um auch von den­je­ni­gen ver­stan­den zu wer­den, die eine andere Mut­ter­spra­che haben. Für diese Teil­neh­mer soll­ten die Dis­kus­si­ons­in­halte regel­mä­ßig kurz und prä­gnant zusam­men­ge­fasst wer­den. Auch zum Ende einer Video­kon­fe­renz darf ein Fazit nicht feh­len, das so schnell wie mög­lich als schrift­li­ches Pro­to­koll an die Teil­neh­mer ver­schickt wer­den sollte.

 

 

 

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3. März 2014
von Judith Vetter
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Der Umgang mit E-Mails kann auf einfache Weise optimiert werden

Immer grö­ßere Teile der Kom­mu­ni­ka­tion wer­den heute per E-Mail abge­wi­ckelt. Sie haben den Vor­teil, dass sie bin­nen weni­ger Minu­ten zuge­stellt wer­den und (noch) kos­ten­los ver­schickt wer­den kön­nen. Das ver­lei­tet natür­lich dazu, jede noch so win­zige Infor­ma­tion als E-Mail zu ver­sen­den. Die Folge ist eine rie­sige Flut an Nach­rich­ten im digi­ta­len Brief­kas­ten. Bei Stu­dien wurde her­aus­ge­fun­den, dass jeder Arbeit­neh­mer im Durch­schnitt mehr als 100 Mails pro Tag bekommt.

Die Bear­bei­tung kos­tet Zeit. Und genau die­sen Auf­wand kön­nen Sie redu­zie­ren, indem Sie bei­spiels­weise eine mei­ner Dienst­leis­tun­gen nut­zen und die Ant­wor­ten auf Ihre E-Mails ein­fach digi­tal dik­tie­ren und in mei­nem Schreib­büro schrei­ben las­sen. Nach dem Dik­tie­ren kön­nen Sie die Audi­o­da­teien ver­schlüs­selt und damit sehr sicher an mein Schreib­büro übermitteln.

Außer­dem gibt es einige andere Maß­nah­men, mit denen der Zeit­auf­wand zur Bear­bei­tung der Mails redu­ziert wer­den kann. Ich habe in mei­nem Schreib­büro getes­tet und gebe Ihnen diese Tipps gern weiter:

  • Der per­ma­nente Abruf der Mails erweist sich als sehr stö­rend bei den nor­ma­len Arbeits­ab­läu­fen. Des­halb ist es rat­sam, die Ein­stel­lun­gen im Mail­pro­gramm so zu ver­än­dern, dass der Abruf in bestimm­ten Inter­val­len erfolgt. So kön­nen Sie meh­rere E-Mails im Block abar­bei­ten und die not­wen­di­gen Ant­wor­ten dik­tie­ren oder selbst schreiben.
  • Unge­wollte Mails kön­nen und soll­ten ver­hin­dert wer­den. Bekom­men Sie News­let­ter, die Sie nicht brau­chen, bestel­len Sie diese ab. Gibt es bei aus­län­di­schen Absen­dern kei­nen Link dafür, nut­zen Sie die Mög­lich­kei­ten, die Ihr Mai­lac­count zur Sper­rung ein­zel­ner Absen­der bie­tet. Auch die kon­se­quente Nut­zung der Spam-Filter ist ein gutes Mit­tel, um uner­wünschte digi­tale Post­ein­gänge zu ver­hin­dern. Viele Mail­pro­gramme brin­gen dafür einen Lern­ef­fekt mit, indem sie die Mails, die regel­mä­ßig unge­le­sen gelöscht wer­den, nach einer gewis­sen Zeit auto­ma­tisch in den Spam-Ordner ver­schie­ben. Alter­na­tiv ist eine manu­elle Mar­kie­rung als Spam möglich.
  • Je bes­ser die Mails sor­tiert sind, desto schnel­ler wer­den sie bei Bedarf gefun­den. Es bie­tet sich des­halb an, im Mail­pro­gramm Unter­ord­ner anzu­le­gen. Die gewählte Struk­tur sollte mög­lichst mit der Struk­tur iden­tisch sein, die Sie auch bei Ihrer papie­re­nen Ablage ver­wen­den. Die meis­ten Mail­pro­gramme bie­ten heute ver­schie­dene Mög­lich­kei­ten, die Ord­ner far­big zu kenn­zeich­nen. Auch Hilfs­mit­tel zur Mar­kie­rung wich­ti­ger ein­zel­ner E-Mails wer­den dafür angeboten.
  • Die im Laufe eines Arbeits­ta­ges ein­ge­gan­ge­nen E-Mails soll­ten opti­ma­ler­weise zum Fei­er­abend bear­bei­tet sein. Auch ist es rat­sam, den Spam-Ordner und den Ord­ner „gelöschte Mails“ regel­mä­ßig zu lee­ren. Ideal sind Mail­pro­gramme, die eine Syn­chro­ni­sa­tion der Offline-Daten mit den Daten im Mai­lac­count auf dem Ser­ver des Pro­vi­ders auto­ma­tisch vornehmen.
  • Um Ihnen und Ihren Kom­mu­ni­ka­ti­ons­part­nern den Umgang mit der Flut an E-Mails zu erleich­tern, soll­ten Sie aus­sa­ge­kräf­tige Anga­ben für die Betreff­zeile wäh­len. Auch der Auf­bau einer Mail ana­log zum papie­re­nen Geschäfts­brief erweist sich als nütz­li­che Hilfe. Eine Glie­de­rung mit Zwi­schen­über­schrif­ten und Absät­zen erleich­tert den schnel­len Über­blick über die Inhalte.
  • Mit jeder Mail, die Sie selbst ver­schi­cken, pro­vo­zie­ren Sie Ant­wor­ten, die dann wie­derum von Ihnen bear­bei­tet wer­den müs­sen. Der Ver­sand von Mas­sen­mails über hin­ter­legte Ver­tei­ler­lis­ten sollte des­halb gründ­lich über­legt wer­den, zumal er noch das Risiko birgt, selbst bei­spiels­weise im Barracuda-Index als Spam-Versender zu lan­den. Gute Mail­pro­gramme bie­ten die Chance, meh­rere Ver­tei­ler­lis­ten anzulegen.
  • Ein „Zeit­fres­ser“ beim Absen­der und beim Emp­fän­ger sind große Datei­an­hänge. Sie blo­ckie­ren Rechen­leis­tung und Kapa­zi­tä­ten in den loka­len Netz­wer­ken sowie im gesam­ten Inter­net. Umfang­rei­che Dateien soll­ten des­halb in kom­pri­mier­ter Form ver­schickt wer­den. Dabei hat sich das ZIP-Format sehr bewährt. Auch das Volu­men eines im Office-Paket erstell­ten Doku­ments lässt sich durch die Umwand­lung in ein PDF redu­zie­ren. Alter­na­tiv gibt es Upload-Plattformen, auf denen die Dateien für den Emp­fän­ger hin­ter­legt wer­den kön­nen. Sie bie­ten sich vor allem dann an, wenn beim Adres­sa­ten die Kapa­zi­tät der Mai­l­an­hänge im Mai­lac­count begrenzt wird.
  • Nicht immer ist der Ver­sand einer E-Mail not­wen­dig. Viele Dinge las­sen sich in einem per­sön­li­chen Gespräch oder einem kur­zen Tele­fo­nat viel schnel­ler klä­ren. Der unmit­tel­bare Dia­log ist vor allem dann rat­sam, wenn es sich um kom­plexe Sach­ver­halte han­delt, zu denen es mit hoher Wahr­schein­lich­keit viele Rück­fra­gen gibt.

Mein Fazit: Der not­wen­dige Auf­wand beim Umgang mit E-Mails lässt sich mit sehr ein­fa­chen Maß­nah­men spür­bar redu­zie­ren. Dadurch wer­den Kapa­zi­tä­ten frei, die für die eigent­li­che Arbeit genutzt wer­den kön­nen. Das stei­gert die Effi­zi­enz und wirkt sich för­der­lich auf die Umsätze und Gewinne aus.

28. Mai 2013
von Özkan
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Nicht nur die Kleidung sorgt für Sicherheit im Job

In bestimm­ten Berufs­um­fel­dern ist es wich­tig, stets geeig­nete Klei­dung zu tra­gen. Hier­bei geht es kei­nes­falls nur um Funk­tio­na­li­tät, son­dern auch um Sicher­heit. Eines der bes­ten Bei­spiele sind Sicher­heits­schuhe: Sie schüt­zen die Füße vor schwe­ren Ver­let­zun­gen, falls bei­spiels­weise Sachen mit hohem Gewicht auf sie fallen.

Aller­dings gibt es auch Gefah­ren, die kei­nes­falls die Gesund­heit bedro­hen, son­dern den eigent­li­chen Job. Wei­ter­le­sen →

6. Mai 2013
von Judith Vetter
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Bauglück für Bauherren

Ich finde es super, dass meine Kun­din, Frau Rechts­an­wäl­tin Manuela Reibold-Rolinger (Bau­glück), sich zusam­men mit John Kos­malla für Fami­lien in “Bau­not” bei “Die Bau­ret­ter” in RTL II ein­setzt. Sehen Sie selbst:

http://youtu.be/nFuXAfnF_jY

Nach­fol­gend der Link, um die Fol­gen “Die Bau­ret­ter” bei RTL II mit Manuela Reibold-Rolinger und John Kos­malla zu sehen:

http://www.rtl2.de/84625.html

Ganz beson­ders fas­zi­nie­rend fand ich die Folge am 14. August 2012, als das Haus in “Die Bau­ret­ter” (mit Manuela Reibold-Rolinger und John Kos­malla) hoch­ge­ho­ben wurde.

© Michael Homann - Fotolia.com

14. August 2012
von Judith Vetter
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Immer wieder diese Büroarbeiten …

Ken­nen Sie das …?

Sie sind selbst­stän­di­ger Hand­wer­ker, viel­leicht Hei­zungs­in­stal­la­teur, und haben gerade mit Ihrem Steu­er­be­ra­ter tele­fo­niert. Er ist dabei, Ihre Steu­er­er­klä­rung vom vor­letz­ten Jahr zu machen (Sie sind ein­fach nicht vor­her dazu gekom­men, ihm die Papiere zu geben, da im Win­ter über­all die Hei­zung aus­fällt und Sie doch einen Not­dienst anbie­ten müs­sen). Jetzt fragt er Sie, ob Sie ihm noch die Mate­ri­al­rech­nung (Ein­kaufs­rech­nung beim Groß­händ­ler) vom vor­letz­ten Jahr für den Neu­bau des Sechs­fa­mi­li­en­hau­ses, bei dem Sie die kom­plette Instal­la­tion alleine gemacht haben, nach­rei­chen kön­nen …  Wo könnte die bloß sein und vor allen Din­gen, wann sol­len Sie diese noch suchen? Das wird näm­lich eine Zeit dau­ern, denn über­all in Ihrem Büro sta­peln sich Papiere wie Rech­nun­gen, Ange­bote, Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen, Kata­loge, Preis­lis­ten, Quit­tun­gen usw. Sie schla­gen die Hände über den Kopf, als das Tele­fon erneut klin­gelt. Dies­mal ist es ein guter Kunde von Ihnen, der schon leicht ver­är­gert fragt, wo Sie denn blei­ben, denn er hätte doch schon vor einer Stunde ange­ru­fen, damit Sie ganz schnell nach sei­nem Was­ser­rohr­bruch schauen.

Ver­zwei­feln Sie nicht. Ich kann mit mei­nem kom­pe­ten­ten Büro Ser­vice Abhilfe schaf­fen. Seit nun­mehr über 11 Jah­ren küm­mert sich mein Büro­ser­vice sehr erfolg­reich um sämt­li­che Anlie­gen im Büro­all­tag.
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28. Mai 2012
von Judith Vetter
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Anforderungen an eine Rechnung

Anfor­de­run­gen an eine Rechnung

Die Rech­nungs­an­for­de­run­gen sind im Umsatz­steu­er­ge­setz (§ 14 UStG) wie­der­ge­ge­ben. Dort fin­den sich auch die Rege­lun­gen zur Orga­ni­sa­tion von Rechnungsnummern.

Viele Unter­neh­mer kon­zen­trie­ren sich nur auf ihr Kern­ge­schäft. Die lau­fende Buch­hal­tungs­vor­be­rei­tung sowie die Ange­bots– und Rech­nungs­er­stel­lung bleibt dabei meist auf der Stre­cke. Dies betrifft vor allen Din­gen Klein­un­ter­neh­mer, Kleinst– und Klein­be­triebe (1 — 10 Mit­ar­bei­ter) sowie mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men, bei denen die Che­fin / der Chef noch sel­ber für “Ord­nung im Büro” sorgt.
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29. September 2011
von Judith Vetter
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Diktieren Sie einfach mit Ihrem Smartphone (iPhone, BlackBerry) oder Smartpen

Dik­tie­ren Sie ein­fach mit Ihrem Smart­phone / Smart­pen oder Black­Berry — bis 20 Minu­ten kostenlos

Wenn Sie z. B. unter­wegs sind, und haben Ihr Dik­tier­ge­rät nicht dabei, dik­tie­ren Sie doch ein­fach mit Ihrem Smart­phone oder Smart­pen (z. B. iPhone) oder Black­Berry . Auch diese For­mate kann ich schrei­ben.
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© jpegwiz - Fotolia.com

20. September 2011
von Özkan
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Spamschutz für Formulare: Honeypot statt Captcha

Fast jede Web­seite besitzt Web-Formulare. Meis­tens sind es Kon­takt­for­mu­lare, wel­che nur Mails ver­sen­den. Häu­fig wer­den aber auch For­mu­lare für Regis­trie­rung, Bestel­lung, Gäs­te­buch usw. ver­wen­det, wel­che nicht nur Mails ver­sen­den, son­dern auch noch Ein­träge in der Daten­bank machen.

Irgend­wann wird man plötz­lich mit Mails von der eige­nen Web­seite über­schüt­tet. Es sind Spam-Mails wel­che über irgend­ein For­mu­lar der Web­seite (z. B. Kon­takt­for­mu­lar) ver­sen­det wer­den. Dage­gen gibt es ver­schie­dene Mit­tel. Am bes­ten: Die Honigfalle!

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20. Juni 2011
von Judith Vetter
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Web-Foto-Alben

Wenn Sie Ihre Bil­der ins Netz stel­len wol­len, sodass alle sie sehen kön­nen, kön­nen Sie dies bei http://picasaweb.google.com kos­ten­los machen.