Express-Schreibdienst

14. März 2015
von Judith Vetter
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Die Kommunikation im Business – einfach, kostenlos und komfortabel

Besprechungen unter vier Augen oder Meetings in ganzen Gruppen haben noch bis vor einiger Zeit hohe Posten in den Reisekostenabrechnungen verursacht. Hinzu kam die Zeit, die für die Anreise zu einem Meeting aufgewendet werden musste. Sie fehlte an anderer Stelle und schmälerte so den Gewinn von Unternehmen. Diese Nachteile müssen Sie im Zeitalter der digitalen Kommunikation über das Internet nicht mehr in Kauf nehmen. Meetings und Besprechungen unter vier Augen können heute auch dann mit einem niedrigen Kosten- und Zeitaufwand stattfinden, wenn sich die Teilnehmer in verschiedenen Regionen der Welt befinden. Das kommt vor allem den Unternehmen zugute, die auf internationalem Parkett agieren. Der Informationsaustausch zwischen den einzelnen Niederlassungen lässt sich mit diversen Tools sehr günstig und noch dazu sehr effizient gestalten.

Welche Tools bieten sich für Online-Meetings an?

Variante 1: Skype

Die Telefonie- und Chat Software Skype wurde vom 2003 in Luxemburg gegründeten Unternehmen Skype Technologies entwickelt. Im Jahr 2003 ging die Plattform für Chats und Meetings an eBay. Im Jahr 2011 wurde Skype erneut verkauft. Aus den Interessenten Google, Microsoft und Facebook ging letztlich Microsoft als Sieger hervor. Bereits ein Jahr nach dem Erwerb von Skype stellte Microsoft den Support für den hauseigenen Dienst Windows Live Messenger ein.

Skype hat den Vorteil, dass für Meetings eine Konferenzschaltung für bis zu 25 Teilnehmer eingerichtet werden kann. Eingehende Anrufe können via Skype an eine klassische Mobilfunkrufnummer weitergeleitet werden. Außerdem sind Apps für mobile Endgeräte verfügbar, die von der Funktionalität her fast vollständig mit der Desktop-Version von Skype vergleichbar sind. Diese Apps sind sowohl mit Windows als auch mit Android, Symbian, MeeGo, Blackberry und Maemo sowie iOS nutzbar. Hinzu kommt, dass es von Skype auch eine Version gibt, die auf der PlayStation Portable läuft. Skype weist darüber hinaus eine Schnittstelle für die Kombination mit der virtuellen Telefonanlage Asterisk auf.

Variante 2: Google+ Hangouts

Die Google Hangouts entstand im Jahr 2013 als Zusammenführung der Funktionen der Plattformen und Dienste Google+ Messenger. Google Hangouts und Google+ Messenger. Die Meeting- und Chat Software Google+ Hangouts lässt sich mobil von Endgeräten mit den Betriebssystemen iOS oder Android nutzen. Für Desktop-Computer stehen die Google+ Hangouts als Webanwendung zur Verfügung.

Bei Videokonferenzen unterstützen die Google+ Hangouts bis zu zehn Teilnehmer. Alle anderen Konversationen können mit bis zu hundert Teilnehmern gleichzeitig geführt werden. Ein funktionelles Extra ist die gemeinsame Verwaltung von SMS, MMS und Textchats, die im Frühjahr 2014 eingeführt wurde. Die Speicherung der Verläufe erfolgt auf dem Server. Das hat den Vorteil, dass bei den Google+ Hangouts ein Gespräch auf einem Endgerät begonnen und auf einem anderen Endgerät an gleicher Stelle fortgesetzt werden kann.

Variante 3: GoToMeeting

GoToMeeting ist eine kommerzielle Software für Video- und Telefonkonferenzen. Sie lässt sich mit besonderen Schnittstellen in vorhandene Systeme einbinden. Eine Besonderheit von GoToMeeting ist, dass während der Videokonferenzen eigene Logos eingeblendet werden können. Bei Videokonferenzen bietet GoToMeeting HD-Qualität. In die mit GoToMeeting möglichen Videokonferenzen können je nach Version bis zu hundert Teilnehmer einbezogen werden. Dabei lassen sich die Online-Meetings bereits im Vorfeld planen.

Von der Funktionalität her hat GoToMeeting die Freigabe von Bildschirminhalten sowie eine Übergabe der Kontrolle über die Maus und die Tastatur zum Zwecke der Fernwartung eines Rechners zu bieten. GoToMeeting gibt es in zwei verschiedenen Versionen, die sich nach der maximalen Anzahl der Teilnehmer bei einer Telefonkonferenz unterscheiden.

Variante 4: Firefox Hello

Für die schnelle Kommunikation zwischendurch bietet sich auch die Funktion „Hello“ an, die von der Mozilla Foundation in die Version 35 des Browsers Mozilla Firefox integriert wurde. Der praktische Vorteil von Firefox Hello ist, dass der Anwender weder eine zusätzliche Software noch ein Nutzerkonto benötigt. Nachdem ein Chat per Mausklick gestartet wurde, braucht der Nutzer seinem Gesprächspartner nur einen Link zu schicken. Einmal gestartete Kommunikationen bleiben bei Firefox Hello gespeichert.

Die über Firefox Hello möglichen Videochats und Sprachanrufe werden mit der WebRTC-Technologie gesteuert. Das wiederum bedeutet, dass die Gesprächspartner gern auch die Browser Opera oder Google Chrome verwenden dürfen. Allerdings können Gespräche nur vom Browser Mozilla Firefox aus gestartet werden. Auch die Verwaltung der Kontaktlisten ist bei Firefox Hello nur vom Mozilla Firefox aus möglich.

Variante  5: Jitsi

Jitsi ist der Nachfolger des „SIP Communicator“, der im Jahr 2003 als LGPL-lizenzierte Software für das Instant Messaging auf den Markt gebracht wurde. Die Besonderheit von Jitsi ist, dass sich diese Telefonkonferenzsoftware mit allen Betriebssystemen kombinieren lässt, die eine Java-Laufzeitumgebung zur Verfügung stellen. Jitsi ergänzt die Telefonkonferenzen mit der Möglichkeit, den Teilnehmern auf dem eigenen Desktop angezeigte Inhalte zugänglich zu machen. Jitsi bringt eine vollständige Unterstützung für das Protokoll IPv6 mit und ermöglicht auch Provisioning. Außerdem beherrscht Jitsi gängige Codecs wie GSM, Speex, SILK und H.264. Ein Datentransfer ist bei Jitsi sowohl über Google Talk als auch über Jingle möglich. Komfortabel wird Jitsi ergänzend dadurch, dass mit dieser Meetingsoftware auch Anrufe über Yahoo getätigt werden können.

Variante  6: Ekiga

Die Telefonie- und Chatsoftware Ekiga wurde im Jahr 2000 veröffentlicht. Damals verwendeten die Entwickler unter der Führung von Damien Sandras noch die Bezeichnung GnomeMeeting. Die mit GPL-Lizenz kostenlos erhältliche Software ist für Unix-ähnliche Betriebssysteme entwickelt worden, ist inzwischen aber auch in einer speziellen Version für Windows erhältlich. Ekiga zeichnet sich ebenfalls durch die Unterstützung gängiger Codecs und Übertragungsverfahren aus. Dazu gehören neben H.264, H.323, Speex, CELT und Theora. Ekiga ist mit der virtuellen Telefonanlage Asterisk sowie mit Kamailio kompatibel. Der Vorteil ist, dass es für Ekiga ein Online-Handbuch gibt.

Variante 7: TeamViewer

Der TeamViever ist eine sehr komplexe Clientsoftware, die außer für Telefonkonferenzen und Videokonferenzen auch bei der Fernwartung sehr nützlich ist. Die für den privaten Gebrauch kostenfreie und für die gewerbliche Nutzung kostenpflichtige Software TeamViewer wird von Firewalls, Proxy-Server und die Anwendung der VPN-Technologie nicht beeinträchtigt. Die Versionen mit vollem Funktionsumfang sind für die Betriebssysteme Windows, Linux und OS X erhältlich. Die portablen (vom USB-Stick aus startbaren) Versionen sind aktuell für Mac OS X noch nicht verfügbar.

Die Software TeamViewer ermöglicht es, dem Partner auch die Tastatur- und Maussteuerung auf dem eigenen Rechner zu überlassen. Die Datenübertragung erfolgt mit einer AES- und RSA-Verschlüsselung auf der Basis eines Schlüsseltauschs mit Echtheitszertifikat.

Variante 8: TeamSpeak

Die erstmals im Jahr 2001 veröffentlichte Software TeamSpeak hat sich auf Onlinemeetings spezialisiert, bei denen ausschließlich die Sprache übertragen wird. Sie ist ab der Version 3 in der Programmiersprache C++ abgefasst und muss sowohl auf dem Server als auch dem Client-Rechner installiert werden. Auf dem Server werden die Betriebssysteme Windows, Linux und FreeBSD unterstützt. Die Clients können wahlweise die Betriebssysteme Linux, Windows, Mac OS X, Android oder iOS verwenden. Die Version TeamSpeak 2 verwendete als Programmiersprache Borland Delphi.

Die Besonderheit bei TeamSpeak ist, dass diese Software mit geringen Hardwareressourcen auskommt. Der Grund ist, dass sie eigentlich für die Kommunikation von Onlinegamern entwickelt wurde. TeamSpeak kann durchweg im Hintergrund laufen. Das Mikrofon und der Lautsprecher können über Tasten jederzeit zu- und abgeschaltet werden. TeamSpeak bietet sich deshalb als Hilfsmittel der Kommunikation zwischen externen Mitarbeiten an, die über längere Zeit hinweg parallel an einem Projekt arbeiten.

Bereiten Sie sich auf Meetings sowie Telefon- und Videokonferenzen gut vor.

Die Vorschriften des Datenschutzes sollten bei Videokonferenzen immer eingehalten werden. Das bedeutet, dass Sie Ihren Desktop vor dem Meeting bereinigen und alle nicht benötigten Anwendungen und Dateien schließen sollten. Auch ist es ratsam, im Blickfeld der Webcam am Arbeitsplatz etwas Ordnung zu schaffen. Benachrichtigungsfunktionen sollten deaktiviert werden, damit Ihre Konzentration bei einer Videokonferenz nicht gestört wird.

Auch bei der Planung der Videokonferenzen sollten einige wichtige Dinge beachtet werden. Das beginnt bereits bei der Festlegung des Termins. Sollten die Teilnehmer aus unterschiedlichen Regionen der Welt kommen, muss bei der Terminplanung die Zeitverschiebung mitberücksichtigt werden. Außerdem macht es sich in der Praxis bezahlt, wenn die Teilnehmer einer Videokonferenz eine Teilnehmerliste sowie die wichtigsten Unterlagen bereits vorab zugeschickt bekommen. Sichtbare Namensschilder haben sich ebenfalls als nützliche Hilfsmittel für Videokonferenzen bewährt. Als angenehm wird es darüber hinaus empfunden, wenn klare Verhaltensregeln für die Videokonferenz festgelegt werden.

Zu einem gelungenen Einstieg in eine Videokonferenz gehören eine angemessene Begrüßung sowie etwas Smalltalk. Dieser lockert die Atmosphäre und nimmt den Teilnehmern die Angst, die ungern vor größeren Gruppen sprechen. Bei Videokonferenzen mit internationalem Teilnehmerkreis ist es wichtig, gut artikuliert und langsam zu sprechen, um auch von denjenigen verstanden zu werden, die eine andere Muttersprache haben. Für diese Teilnehmer sollten die Diskussionsinhalte regelmäßig kurz und prägnant zusammengefasst werden. Auch zum Ende einer Videokonferenz darf ein Fazit nicht fehlen, das so schnell wie möglich als schriftliches Protokoll an die Teilnehmer verschickt werden sollte.

 

 

 

3. März 2014
von Judith Vetter
Kommentare deaktiviert für Der Umgang mit E-Mails kann auf einfache Weise optimiert werden

Der Umgang mit E-Mails kann auf einfache Weise optimiert werden

Immer größere Teile der Kommunikation werden heute per E-Mail abgewickelt. Sie haben den Vorteil, dass sie binnen weniger Minuten zugestellt werden und (noch) kostenlos verschickt werden können. Das verleitet natürlich dazu, jede noch so winzige Information als E-Mail zu versenden. Die Folge ist eine riesige Flut an Nachrichten im digitalen Briefkasten. Bei Studien wurde herausgefunden, dass jeder Arbeitnehmer im Durchschnitt mehr als 100 Mails pro Tag bekommt.

Die Bearbeitung kostet Zeit. Und genau diesen Aufwand können Sie reduzieren, indem Sie beispielsweise eine meiner Dienstleistungen nutzen und die Antworten auf Ihre E-Mails einfach digital diktieren und in meinem Schreibbüro schreiben lassen. Nach dem Diktieren können Sie die Audiodateien verschlüsselt und damit sehr sicher an mein Schreibbüro übermitteln.

Außerdem gibt es einige andere Maßnahmen, mit denen der Zeitaufwand zur Bearbeitung der Mails reduziert werden kann. Ich habe in meinem Schreibbüro getestet und gebe Ihnen diese Tipps gern weiter:

  • Der permanente Abruf der Mails erweist sich als sehr störend bei den normalen Arbeitsabläufen. Deshalb ist es ratsam, die Einstellungen im Mailprogramm so zu verändern, dass der Abruf in bestimmten Intervallen erfolgt. So können Sie mehrere E-Mails im Block abarbeiten und die notwendigen Antworten diktieren oder selbst schreiben.
  • Ungewollte Mails können und sollten verhindert werden. Bekommen Sie Newsletter, die Sie nicht brauchen, bestellen Sie diese ab. Gibt es bei ausländischen Absendern keinen Link dafür, nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihr Mailaccount zur Sperrung einzelner Absender bietet. Auch die konsequente Nutzung der Spam-Filter ist ein gutes Mittel, um unerwünschte digitale Posteingänge zu verhindern. Viele Mailprogramme bringen dafür einen Lerneffekt mit, indem sie die Mails, die regelmäßig ungelesen gelöscht werden, nach einer gewissen Zeit automatisch in den Spam-Ordner verschieben. Alternativ ist eine manuelle Markierung als Spam möglich.
  • Je besser die Mails sortiert sind, desto schneller werden sie bei Bedarf gefunden. Es bietet sich deshalb an, im Mailprogramm Unterordner anzulegen. Die gewählte Struktur sollte möglichst mit der Struktur identisch sein, die Sie auch bei Ihrer papierenen Ablage verwenden. Die meisten Mailprogramme bieten heute verschiedene Möglichkeiten, die Ordner farbig zu kennzeichnen. Auch Hilfsmittel zur Markierung wichtiger einzelner E-Mails werden dafür angeboten.
  • Die im Laufe eines Arbeitstages eingegangenen E-Mails sollten optimalerweise zum Feierabend bearbeitet sein. Auch ist es ratsam, den Spam-Ordner und den Ordner „gelöschte Mails“ regelmäßig zu leeren. Ideal sind Mailprogramme, die eine Synchronisation der Offline-Daten mit den Daten im Mailaccount auf dem Server des Providers automatisch vornehmen.
  • Um Ihnen und Ihren Kommunikationspartnern den Umgang mit der Flut an E-Mails zu erleichtern, sollten Sie aussagekräftige Angaben für die Betreffzeile wählen. Auch der Aufbau einer Mail analog zum papierenen Geschäftsbrief erweist sich als nützliche Hilfe. Eine Gliederung mit Zwischenüberschriften und Absätzen erleichtert den schnellen Überblick über die Inhalte.
  • Mit jeder Mail, die Sie selbst verschicken, provozieren Sie Antworten, die dann wiederum von Ihnen bearbeitet werden müssen. Der Versand von Massenmails über hinterlegte Verteilerlisten sollte deshalb gründlich überlegt werden, zumal er noch das Risiko birgt, selbst beispielsweise im Barracuda-Index als Spam-Versender zu landen. Gute Mailprogramme bieten die Chance, mehrere Verteilerlisten anzulegen.
  • Ein „Zeitfresser“ beim Absender und beim Empfänger sind große Dateianhänge. Sie blockieren Rechenleistung und Kapazitäten in den lokalen Netzwerken sowie im gesamten Internet. Umfangreiche Dateien sollten deshalb in komprimierter Form verschickt werden. Dabei hat sich das ZIP-Format sehr bewährt. Auch das Volumen eines im Office-Paket erstellten Dokuments lässt sich durch die Umwandlung in ein PDF reduzieren. Alternativ gibt es Upload-Plattformen, auf denen die Dateien für den Empfänger hinterlegt werden können. Sie bieten sich vor allem dann an, wenn beim Adressaten die Kapazität der Mailanhänge im Mailaccount begrenzt wird.
  • Nicht immer ist der Versand einer E-Mail notwendig. Viele Dinge lassen sich in einem persönlichen Gespräch oder einem kurzen Telefonat viel schneller klären. Der unmittelbare Dialog ist vor allem dann ratsam, wenn es sich um komplexe Sachverhalte handelt, zu denen es mit hoher Wahrscheinlichkeit viele Rückfragen gibt.

Mein Fazit: Der notwendige Aufwand beim Umgang mit E-Mails lässt sich mit sehr einfachen Maßnahmen spürbar reduzieren. Dadurch werden Kapazitäten frei, die für die eigentliche Arbeit genutzt werden können. Das steigert die Effizienz und wirkt sich förderlich auf die Umsätze und Gewinne aus.

28. Mai 2013
von Özkan
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Nicht nur die Kleidung sorgt für Sicherheit im Job

In bestimmten Berufsumfeldern ist es wichtig, stets geeignete Kleidung zu tragen. Hierbei geht es keinesfalls nur um Funktionalität, sondern auch um Sicherheit. Eines der besten Beispiele sind Sicherheitsschuhe: Sie schützen die Füße vor schweren Verletzungen, falls beispielsweise Sachen mit hohem Gewicht auf sie fallen.

Allerdings gibt es auch Gefahren, die keinesfalls die Gesundheit bedrohen, sondern den eigentlichen Job. Weiterlesen →

6. Mai 2013
von Judith Vetter
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Bauglück für Bauherren

Ich finde es super, dass meine Kundin, Frau Rechtsanwältin Manuela Reibold-Rolinger (Bauglück), sich zusammen mit John Kosmalla für Familien in „Baunot“ bei „Die Bauretter“ in RTL II einsetzt. Sehen Sie selbst:

http://youtu.be/nFuXAfnF_jY

Nachfolgend der Link, um die Folgen „Die Bauretter“ bei RTL II mit Manuela Reibold-Rolinger und John Kosmalla zu sehen:

http://www.rtl2.de/84625.html

Ganz besonders faszinierend fand ich die Folge am 14. August 2012, als das Haus in „Die Bauretter“ (mit Manuela Reibold-Rolinger und John Kosmalla) hochgehoben wurde.

14. August 2012
von Judith Vetter
2 Kommentare

Immer wieder diese Büroarbeiten …

Kennen Sie das …?

Sie sind selbstständiger Handwerker, vielleicht Heizungsinstallateur, und haben gerade mit Ihrem Steuerberater telefoniert. Er ist dabei, Ihre Steuererklärung vom vorletzten Jahr zu machen (Sie sind einfach nicht vorher dazu gekommen, ihm die Papiere zu geben, da im Winter überall die Heizung ausfällt und Sie doch einen Notdienst anbieten müssen). Jetzt fragt er Sie, ob Sie ihm noch die Materialrechnung (Einkaufsrechnung beim Großhändler) vom vorletzten Jahr für den Neubau des Sechsfamilienhauses, bei dem Sie die komplette Installation alleine gemacht haben, nachreichen können …  Wo könnte die bloß sein und vor allen Dingen, wann sollen Sie diese noch suchen? Das wird nämlich eine Zeit dauern, denn überall in Ihrem Büro stapeln sich Papiere wie Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Kataloge, Preislisten, Quittungen usw. Sie schlagen die Hände über den Kopf, als das Telefon erneut klingelt. Diesmal ist es ein guter Kunde von Ihnen, der schon leicht verärgert fragt, wo Sie denn bleiben, denn er hätte doch schon vor einer Stunde angerufen, damit Sie ganz schnell nach seinem Wasserrohrbruch schauen.

Verzweifeln Sie nicht. Ich kann mit meinem kompetenten Büro Service Abhilfe schaffen. Seit nunmehr über 11 Jahren kümmert sich mein Büroservice sehr erfolgreich um sämtliche Anliegen im Büroalltag.
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28. Mai 2012
von Judith Vetter
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Anforderungen an eine Rechnung

Anforderungen an eine Rechnung

Die Rechnungsanforderungen sind im Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) wiedergegeben. Dort finden sich auch die Regelungen zur Organisation von Rechnungsnummern.

Viele Unternehmer konzentrieren sich nur auf ihr Kerngeschäft. Die laufende Buchhaltungsvorbereitung sowie die Angebots- und Rechnungserstellung bleibt dabei meist auf der Strecke. Dies betrifft vor allen Dingen Kleinunternehmer, Kleinst- und Kleinbetriebe (1 – 10 Mitarbeiter) sowie mittelständische Unternehmen, bei denen die Chefin / der Chef noch selber für „Ordnung im Büro“ sorgt.
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29. September 2011
von Judith Vetter
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Diktieren Sie einfach mit Ihrem Smartphone (iPhone, BlackBerry) oder Smartpen

Diktieren Sie einfach mit Ihrem Smartphone / Smartpen oder BlackBerry – bis 20 Minuten kostenlos

Wenn Sie z. B. unterwegs sind, und haben Ihr Diktiergerät nicht dabei, diktieren Sie doch einfach mit Ihrem Smartphone oder Smartpen (z. B. iPhone) oder BlackBerry . Auch diese Formate kann ich schreiben.
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20. September 2011
von Özkan
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Spamschutz für Formulare: Honeypot statt Captcha

Fast jede Webseite besitzt Web-Formulare. Meistens sind es Kontaktformulare, welche nur Mails versenden. Häufig werden aber auch Formulare für Registrierung, Bestellung, Gästebuch usw. verwendet, welche nicht nur Mails versenden, sondern auch noch Einträge in der Datenbank machen.

Irgendwann wird man plötzlich mit Mails von der eigenen Webseite überschüttet. Es sind Spam-Mails welche über irgendein Formular der Webseite (z. B. Kontaktformular) versendet werden. Dagegen gibt es verschiedene Mittel. Am besten: Die Honigfalle!

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20. Juni 2011
von Judith Vetter
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Web-Foto-Alben

Wenn Sie Ihre Bilder ins Netz stellen wollen, sodass alle sie sehen können, können Sie dies bei http://picasaweb.google.com kostenlos machen.