Besprechungen unter vier Augen oder Meetings in ganzen Gruppen haben noch bis vor einiger Zeit hohe Posten in den Reisekostenabrechnungen verursacht. Hinzu kam die Zeit, die für die Anreise zu einem Meeting aufgewendet werden musste. Sie fehlte an anderer Stelle und schmälerte so den Gewinn von Unternehmen. Diese Nachteile müssen Sie im Zeitalter der digitalen Kommunikation über das Internet nicht mehr in Kauf nehmen. Meetings und Besprechungen unter vier Augen können heute auch dann mit einem niedrigen Kosten- und Zeitaufwand stattfinden, wenn sich die Teilnehmer in verschiedenen Regionen der Welt befinden. Das kommt vor allem den Unternehmen zugute, die auf internationalem Parkett agieren. Der Informationsaustausch zwischen den einzelnen Niederlassungen lässt sich mit diversen Tools sehr günstig und noch dazu sehr effizient gestalten.
Welche Tools bieten sich für Online-Meetings an?
Variante 1: Skype
Die Telefonie- und Chat Software Skype wurde vom 2003 in Luxemburg gegründeten Unternehmen Skype Technologies entwickelt. Im Jahr 2003 ging die Plattform für Chats und Meetings an eBay. Im Jahr 2011 wurde Skype erneut verkauft. Aus den Interessenten Google, Microsoft und Facebook ging letztlich Microsoft als Sieger hervor. Bereits ein Jahr nach dem Erwerb von Skype stellte Microsoft den Support für den hauseigenen Dienst Windows Live Messenger ein.
Skype hat den Vorteil, dass für Meetings eine Konferenzschaltung für bis zu 25 Teilnehmer eingerichtet werden kann. Eingehende Anrufe können via Skype an eine klassische Mobilfunkrufnummer weitergeleitet werden. Außerdem sind Apps für mobile Endgeräte verfügbar, die von der Funktionalität her fast vollständig mit der Desktop-Version von Skype vergleichbar sind. Diese Apps sind sowohl mit Windows als auch mit Android, Symbian, MeeGo, Blackberry und Maemo sowie iOS nutzbar. Hinzu kommt, dass es von Skype auch eine Version gibt, die auf der PlayStation Portable läuft. Skype weist darüber hinaus eine Schnittstelle für die Kombination mit der virtuellen Telefonanlage Asterisk auf.
Variante 2: Google+ Hangouts
Die Google Hangouts entstand im Jahr 2013 als Zusammenführung der Funktionen der Plattformen und Dienste Google+ Messenger. Google Hangouts und Google+ Messenger. Die Meeting- und Chat Software Google+ Hangouts lässt sich mobil von Endgeräten mit den Betriebssystemen iOS oder Android nutzen. Für Desktop-Computer stehen die Google+ Hangouts als Webanwendung zur Verfügung.
Bei Videokonferenzen unterstützen die Google+ Hangouts bis zu zehn Teilnehmer. Alle anderen Konversationen können mit bis zu hundert Teilnehmern gleichzeitig geführt werden. Ein funktionelles Extra ist die gemeinsame Verwaltung von SMS, MMS und Textchats, die im Frühjahr 2014 eingeführt wurde. Die Speicherung der Verläufe erfolgt auf dem Server. Das hat den Vorteil, dass bei den Google+ Hangouts ein Gespräch auf einem Endgerät begonnen und auf einem anderen Endgerät an gleicher Stelle fortgesetzt werden kann.
Variante 3: GoToMeeting
GoToMeeting ist eine kommerzielle Software für Video- und Telefonkonferenzen. Sie lässt sich mit besonderen Schnittstellen in vorhandene Systeme einbinden. Eine Besonderheit von GoToMeeting ist, dass während der Videokonferenzen eigene Logos eingeblendet werden können. Bei Videokonferenzen bietet GoToMeeting HD-Qualität. In die mit GoToMeeting möglichen Videokonferenzen können je nach Version bis zu hundert Teilnehmer einbezogen werden. Dabei lassen sich die Online-Meetings bereits im Vorfeld planen.
Von der Funktionalität her hat GoToMeeting die Freigabe von Bildschirminhalten sowie eine Übergabe der Kontrolle über die Maus und die Tastatur zum Zwecke der Fernwartung eines Rechners zu bieten. GoToMeeting gibt es in zwei verschiedenen Versionen, die sich nach der maximalen Anzahl der Teilnehmer bei einer Telefonkonferenz unterscheiden.
Variante 4: Firefox Hello
Für die schnelle Kommunikation zwischendurch bietet sich auch die Funktion „Hello“ an, die von der Mozilla Foundation in die Version 35 des Browsers Mozilla Firefox integriert wurde. Der praktische Vorteil von Firefox Hello ist, dass der Anwender weder eine zusätzliche Software noch ein Nutzerkonto benötigt. Nachdem ein Chat per Mausklick gestartet wurde, braucht der Nutzer seinem Gesprächspartner nur einen Link zu schicken. Einmal gestartete Kommunikationen bleiben bei Firefox Hello gespeichert.
Die über Firefox Hello möglichen Videochats und Sprachanrufe werden mit der WebRTC-Technologie gesteuert. Das wiederum bedeutet, dass die Gesprächspartner gern auch die Browser Opera oder Google Chrome verwenden dürfen. Allerdings können Gespräche nur vom Browser Mozilla Firefox aus gestartet werden. Auch die Verwaltung der Kontaktlisten ist bei Firefox Hello nur vom Mozilla Firefox aus möglich.
Variante 5: Jitsi
Jitsi ist der Nachfolger des „SIP Communicator“, der im Jahr 2003 als LGPL-lizenzierte Software für das Instant Messaging auf den Markt gebracht wurde. Die Besonderheit von Jitsi ist, dass sich diese Telefonkonferenzsoftware mit allen Betriebssystemen kombinieren lässt, die eine Java-Laufzeitumgebung zur Verfügung stellen. Jitsi ergänzt die Telefonkonferenzen mit der Möglichkeit, den Teilnehmern auf dem eigenen Desktop angezeigte Inhalte zugänglich zu machen. Jitsi bringt eine vollständige Unterstützung für das Protokoll IPv6 mit und ermöglicht auch Provisioning. Außerdem beherrscht Jitsi gängige Codecs wie GSM, Speex, SILK und H.264. Ein Datentransfer ist bei Jitsi sowohl über Google Talk als auch über Jingle möglich. Komfortabel wird Jitsi ergänzend dadurch, dass mit dieser Meetingsoftware auch Anrufe über Yahoo getätigt werden können.
Variante 6: Ekiga
Die Telefonie- und Chatsoftware Ekiga wurde im Jahr 2000 veröffentlicht. Damals verwendeten die Entwickler unter der Führung von Damien Sandras noch die Bezeichnung GnomeMeeting. Die mit GPL-Lizenz kostenlos erhältliche Software ist für Unix-ähnliche Betriebssysteme entwickelt worden, ist inzwischen aber auch in einer speziellen Version für Windows erhältlich. Ekiga zeichnet sich ebenfalls durch die Unterstützung gängiger Codecs und Übertragungsverfahren aus. Dazu gehören neben H.264, H.323, Speex, CELT und Theora. Ekiga ist mit der virtuellen Telefonanlage Asterisk sowie mit Kamailio kompatibel. Der Vorteil ist, dass es für Ekiga ein Online-Handbuch gibt.
Variante 7: TeamViewer
Der TeamViever ist eine sehr komplexe Clientsoftware, die außer für Telefonkonferenzen und Videokonferenzen auch bei der Fernwartung sehr nützlich ist. Die für den privaten Gebrauch kostenfreie und für die gewerbliche Nutzung kostenpflichtige Software TeamViewer wird von Firewalls, Proxy-Server und die Anwendung der VPN-Technologie nicht beeinträchtigt. Die Versionen mit vollem Funktionsumfang sind für die Betriebssysteme Windows, Linux und OS X erhältlich. Die portablen (vom USB-Stick aus startbaren) Versionen sind aktuell für Mac OS X noch nicht verfügbar.
Die Software TeamViewer ermöglicht es, dem Partner auch die Tastatur- und Maussteuerung auf dem eigenen Rechner zu überlassen. Die Datenübertragung erfolgt mit einer AES- und RSA-Verschlüsselung auf der Basis eines Schlüsseltauschs mit Echtheitszertifikat.
Variante 8: TeamSpeak
Die erstmals im Jahr 2001 veröffentlichte Software TeamSpeak hat sich auf Onlinemeetings spezialisiert, bei denen ausschließlich die Sprache übertragen wird. Sie ist ab der Version 3 in der Programmiersprache C++ abgefasst und muss sowohl auf dem Server als auch dem Client-Rechner installiert werden. Auf dem Server werden die Betriebssysteme Windows, Linux und FreeBSD unterstützt. Die Clients können wahlweise die Betriebssysteme Linux, Windows, Mac OS X, Android oder iOS verwenden. Die Version TeamSpeak 2 verwendete als Programmiersprache Borland Delphi.
Die Besonderheit bei TeamSpeak ist, dass diese Software mit geringen Hardwareressourcen auskommt. Der Grund ist, dass sie eigentlich für die Kommunikation von Onlinegamern entwickelt wurde. TeamSpeak kann durchweg im Hintergrund laufen. Das Mikrofon und der Lautsprecher können über Tasten jederzeit zu- und abgeschaltet werden. TeamSpeak bietet sich deshalb als Hilfsmittel der Kommunikation zwischen externen Mitarbeiten an, die über längere Zeit hinweg parallel an einem Projekt arbeiten.
Bereiten Sie sich auf Meetings sowie Telefon- und Videokonferenzen gut vor.
Die Vorschriften des Datenschutzes sollten bei Videokonferenzen immer eingehalten werden. Das bedeutet, dass Sie Ihren Desktop vor dem Meeting bereinigen und alle nicht benötigten Anwendungen und Dateien schließen sollten. Auch ist es ratsam, im Blickfeld der Webcam am Arbeitsplatz etwas Ordnung zu schaffen. Benachrichtigungsfunktionen sollten deaktiviert werden, damit Ihre Konzentration bei einer Videokonferenz nicht gestört wird.
Auch bei der Planung der Videokonferenzen sollten einige wichtige Dinge beachtet werden. Das beginnt bereits bei der Festlegung des Termins. Sollten die Teilnehmer aus unterschiedlichen Regionen der Welt kommen, muss bei der Terminplanung die Zeitverschiebung mitberücksichtigt werden. Außerdem macht es sich in der Praxis bezahlt, wenn die Teilnehmer einer Videokonferenz eine Teilnehmerliste sowie die wichtigsten Unterlagen bereits vorab zugeschickt bekommen. Sichtbare Namensschilder haben sich ebenfalls als nützliche Hilfsmittel für Videokonferenzen bewährt. Als angenehm wird es darüber hinaus empfunden, wenn klare Verhaltensregeln für die Videokonferenz festgelegt werden.
Zu einem gelungenen Einstieg in eine Videokonferenz gehören eine angemessene Begrüßung sowie etwas Smalltalk. Dieser lockert die Atmosphäre und nimmt den Teilnehmern die Angst, die ungern vor größeren Gruppen sprechen. Bei Videokonferenzen mit internationalem Teilnehmerkreis ist es wichtig, gut artikuliert und langsam zu sprechen, um auch von denjenigen verstanden zu werden, die eine andere Muttersprache haben. Für diese Teilnehmer sollten die Diskussionsinhalte regelmäßig kurz und prägnant zusammengefasst werden. Auch zum Ende einer Videokonferenz darf ein Fazit nicht fehlen, das so schnell wie möglich als schriftliches Protokoll an die Teilnehmer verschickt werden sollte.
