Express-Schreibdienst
Geschäftsleute geben High Five im Büro

Die Kommunikation im Business – einfach, kostenlos und komfortabel

Bespre­chun­gen unter vier Augen oder Mee­tings in gan­zen Grup­pen haben noch bis vor eini­ger Zeit hohe Pos­ten in den Rei­se­kos­ten­ab­rech­nun­gen ver­ur­sacht. Hinzu kam die Zeit, die für die Anreise zu einem Mee­ting auf­ge­wen­det wer­den musste. Sie fehlte an ande­rer Stelle und schmä­lerte so den Gewinn von Unter­neh­men. Diese Nach­teile müs­sen Sie im Zeit­al­ter der digi­ta­len Kom­mu­ni­ka­tion über das Inter­net nicht mehr in Kauf neh­men. Mee­tings und Bespre­chun­gen unter vier Augen kön­nen heute auch dann mit einem nied­ri­gen Kos­ten– und Zeit­auf­wand statt­fin­den, wenn sich die Teil­neh­mer in ver­schie­de­nen Regio­nen der Welt befin­den. Das kommt vor allem den Unter­neh­men zugute, die auf inter­na­tio­na­lem Par­kett agie­ren. Der Infor­ma­ti­ons­aus­tausch zwi­schen den ein­zel­nen Nie­der­las­sun­gen lässt sich mit diver­sen Tools sehr güns­tig und noch dazu sehr effi­zi­ent gestalten.

Wel­che Tools bie­ten sich für Online-Meetings an?

Vari­ante 1: Skype

Die Tele­fo­nie– und Chat Soft­ware Skype wurde vom 2003 in Luxem­burg gegrün­de­ten Unter­neh­men Skype Tech­no­lo­gies ent­wi­ckelt. Im Jahr 2003 ging die Platt­form für Chats und Mee­tings an eBay. Im Jahr 2011 wurde Skype erneut ver­kauft. Aus den Inter­es­sen­ten Google, Micro­soft und Face­book ging letzt­lich Micro­soft als Sie­ger her­vor. Bereits ein Jahr nach dem Erwerb von Skype stellte Micro­soft den Sup­port für den haus­ei­ge­nen Dienst Win­dows Live Mes­sen­ger ein.

Skype hat den Vor­teil, dass für Mee­tings eine Kon­fe­renz­schal­tung für bis zu 25 Teil­neh­mer ein­ge­rich­tet wer­den kann. Ein­ge­hende Anrufe kön­nen via Skype an eine klas­si­sche Mobil­funk­ruf­num­mer wei­ter­ge­lei­tet wer­den. Außer­dem sind Apps für mobile End­ge­räte ver­füg­bar, die von der Funk­tio­na­li­tät her fast voll­stän­dig mit der Desktop-Version von Skype ver­gleich­bar sind. Diese Apps sind sowohl mit Win­dows als auch mit Android, Sym­bian, MeeGo, Black­berry und Maemo sowie iOS nutz­bar. Hinzu kommt, dass es von Skype auch eine Ver­sion gibt, die auf der Play­Sta­tion Por­ta­ble läuft. Skype weist dar­über hin­aus eine Schnitt­stelle für die Kom­bi­na­tion mit der vir­tu­el­len Tele­fon­an­lage Aste­risk auf.

Vari­ante 2: Google+ Hangouts

Die Google Han­gouts ent­stand im Jahr 2013 als Zusam­men­füh­rung der Funk­tio­nen der Platt­for­men und Dienste Google+ Mes­sen­ger. Google Han­gouts und Google+ Mes­sen­ger. Die Mee­ting– und Chat Soft­ware Google+ Han­gouts lässt sich mobil von End­ge­rä­ten mit den Betriebs­sys­te­men iOS oder Android nut­zen. Für Desktop-Computer ste­hen die Google+ Han­gouts als Web­an­wen­dung zur Verfügung.

Bei Video­kon­fe­ren­zen unter­stüt­zen die Google+ Han­gouts bis zu zehn Teil­neh­mer. Alle ande­ren Kon­ver­sa­tio­nen kön­nen mit bis zu hun­dert Teil­neh­mern gleich­zei­tig geführt wer­den. Ein funk­tio­nel­les Extra ist die gemein­same Ver­wal­tung von SMS, MMS und Text­chats, die im Früh­jahr 2014 ein­ge­führt wurde. Die Spei­che­rung der Ver­läufe erfolgt auf dem Ser­ver. Das hat den Vor­teil, dass bei den Google+ Han­gouts ein Gespräch auf einem End­ge­rät begon­nen und auf einem ande­ren End­ge­rät an glei­cher Stelle fort­ge­setzt wer­den kann.

Vari­ante 3: GoToMeeting

GoTo­Mee­ting ist eine kom­mer­zi­elle Soft­ware für Video– und Tele­fon­kon­fe­ren­zen. Sie lässt sich mit beson­de­ren Schnitt­stel­len in vor­han­dene Sys­teme ein­bin­den. Eine Beson­der­heit von GoTo­Mee­ting ist, dass wäh­rend der Video­kon­fe­ren­zen eigene Logos ein­ge­blen­det wer­den kön­nen. Bei Video­kon­fe­ren­zen bie­tet GoTo­Mee­ting HD-Qualität. In die mit GoTo­Mee­ting mög­li­chen Video­kon­fe­ren­zen kön­nen je nach Ver­sion bis zu hun­dert Teil­neh­mer ein­be­zo­gen wer­den. Dabei las­sen sich die Online-Meetings bereits im Vor­feld planen.

Von der Funk­tio­na­li­tät her hat GoTo­Mee­ting die Frei­gabe von Bild­schir­min­hal­ten sowie eine Überg­abe der Kon­trolle über die Maus und die Tas­ta­tur zum Zwe­cke der Fern­war­tung eines Rech­ners zu bie­ten. GoTo­Mee­ting gibt es in zwei ver­schie­de­nen Ver­sio­nen, die sich nach der maxi­ma­len Anzahl der Teil­neh­mer bei einer Tele­fon­kon­fe­renz unterscheiden.

Vari­ante 4: Fire­fox Hello

Für die schnelle Kom­mu­ni­ka­tion zwi­schen­durch bie­tet sich auch die Funk­tion „Hello“ an, die von der Mozilla Foun­da­tion in die Ver­sion 35 des Brow­sers Mozilla Fire­fox inte­griert wurde. Der prak­ti­sche Vor­teil von Fire­fox Hello ist, dass der Anwen­der weder eine zusätz­li­che Soft­ware noch ein Nut­zer­konto benö­tigt. Nach­dem ein Chat per Maus­klick gestar­tet wurde, braucht der Nut­zer sei­nem Gesprächs­part­ner nur einen Link zu schi­cken. Ein­mal gestar­tete Kom­mu­ni­ka­tio­nen blei­ben bei Fire­fox Hello gespeichert.

Die über Fire­fox Hello mög­li­chen Videochats und Sprach­an­rufe wer­den mit der WebRTC-Technologie gesteu­ert. Das wie­derum bedeu­tet, dass die Gesprächs­part­ner gern auch die Brow­ser Opera oder Google Chrome ver­wen­den dür­fen. Aller­dings kön­nen Gesprä­che nur vom Brow­ser Mozilla Fire­fox aus gestar­tet wer­den. Auch die Ver­wal­tung der Kon­takt­lis­ten ist bei Fire­fox Hello nur vom Mozilla Fire­fox aus möglich.

Vari­ante  5: Jitsi

Jitsi ist der Nach­fol­ger des „SIP Com­mu­ni­ca­tor“, der im Jahr 2003 als LGPL-lizenzierte Soft­ware für das Instant Mes­sa­ging auf den Markt gebracht wurde. Die Beson­der­heit von Jitsi ist, dass sich diese Tele­fon­kon­fe­renz­soft­ware mit allen Betriebs­sys­te­men kom­bi­nie­ren lässt, die eine Java-Laufzeitumgebung zur Ver­fü­gung stel­len. Jitsi ergänzt die Tele­fon­kon­fe­ren­zen mit der Mög­lich­keit, den Teil­neh­mern auf dem eige­nen Desk­top ange­zeigte Inhalte zugäng­lich zu machen. Jitsi bringt eine voll­stän­dige Unter­stüt­zung für das Pro­to­koll IPv6 mit und ermög­licht auch Pro­vi­sio­ning. Außer­dem beherrscht Jitsi gän­gige Codecs wie GSM, Speex, SILK und H.264. Ein Daten­trans­fer ist bei Jitsi sowohl über Google Talk als auch über Jingle mög­lich. Kom­for­ta­bel wird Jitsi ergän­zend dadurch, dass mit die­ser Mee­ting­soft­ware auch Anrufe über Yahoo getä­tigt wer­den können.

Vari­ante  6: Ekiga

Die Tele­fo­nie– und Chat­soft­ware Ekiga wurde im Jahr 2000 ver­öf­fent­licht. Damals ver­wen­de­ten die Ent­wick­ler unter der Füh­rung von Damien San­dras noch die Bezeich­nung Gno­me­Mee­ting. Die mit GPL-Lizenz kos­ten­los erhält­li­che Soft­ware ist für Unix-ähnliche Betriebs­sys­teme ent­wi­ckelt wor­den, ist inzwi­schen aber auch in einer spe­zi­el­len Ver­sion für Win­dows erhält­lich. Ekiga zeich­net sich eben­falls durch die Unter­stüt­zung gän­gi­ger Codecs und Über­tra­gungs­ver­fah­ren aus. Dazu gehö­ren neben H.264, H.323, Speex, CELT und Theora. Ekiga ist mit der vir­tu­el­len Tele­fon­an­lage Aste­risk sowie mit Kamai­lio kom­pa­ti­bel. Der Vor­teil ist, dass es für Ekiga ein Online-Handbuch gibt.

Vari­ante 7: TeamViewer

Der Team­Vie­ver ist eine sehr kom­plexe Cli­ent­soft­ware, die außer für Tele­fon­kon­fe­ren­zen und Video­kon­fe­ren­zen auch bei der Fern­war­tung sehr nütz­lich ist. Die für den pri­va­ten Gebrauch kos­ten­freie und für die gewerb­li­che Nut­zung kos­ten­pflich­tige Soft­ware Team­Viewer wird von Fire­walls, Proxy-Server und die Anwen­dung der VPN-Technologie nicht beein­träch­tigt. Die Ver­sio­nen mit vol­lem Funk­ti­ons­um­fang sind für die Betriebs­sys­teme Win­dows, Linux und OS X erhält­lich. Die por­ta­blen (vom USB-Stick aus start­ba­ren) Ver­sio­nen sind aktu­ell für Mac OS X noch nicht verfügbar.

Die Soft­ware Team­Viewer ermög­licht es, dem Part­ner auch die Tas­ta­tur– und Maus­steue­rung auf dem eige­nen Rech­ner zu über­las­sen. Die Daten­über­tra­gung erfolgt mit einer AES– und RSA-Verschlüsselung auf der Basis eines Schlüs­sel­tauschs mit Echtheitszertifikat.

Vari­ante 8: TeamSpeak

Die erst­mals im Jahr 2001 ver­öf­fent­lichte Soft­ware Team­Speak hat sich auf Online­mee­tings spe­zia­li­siert, bei denen aus­schließ­lich die Spra­che über­tra­gen wird. Sie ist ab der Ver­sion 3 in der Pro­gram­mier­spra­che C++ abge­fasst und muss sowohl auf dem Ser­ver als auch dem Client-Rechner instal­liert wer­den. Auf dem Ser­ver wer­den die Betriebs­sys­teme Win­dows, Linux und FreeBSD unter­stützt. Die Cli­ents kön­nen wahl­weise die Betriebs­sys­teme Linux, Win­dows, Mac OS X, Android oder iOS ver­wen­den. Die Ver­sion Team­Speak 2 ver­wen­dete als Pro­gram­mier­spra­che Bor­land Delphi.

Die Beson­der­heit bei Team­Speak ist, dass diese Soft­ware mit gerin­gen Hard­wareres­sour­cen aus­kommt. Der Grund ist, dass sie eigent­lich für die Kom­mu­ni­ka­tion von Online­ga­mern ent­wi­ckelt wurde. Team­Speak kann durch­weg im Hin­ter­grund lau­fen. Das Mikro­fon und der Laut­spre­cher kön­nen über Tas­ten jeder­zeit zu– und abge­schal­tet wer­den. Team­Speak bie­tet sich des­halb als Hilfs­mit­tel der Kom­mu­ni­ka­tion zwi­schen exter­nen Mit­ar­bei­ten an, die über län­gere Zeit hin­weg par­al­lel an einem Pro­jekt arbeiten.

Berei­ten Sie sich auf Mee­tings sowie Tele­fon– und Video­kon­fe­ren­zen gut vor.

Die Vor­schrif­ten des Daten­schut­zes soll­ten bei Video­kon­fe­ren­zen immer ein­ge­hal­ten wer­den. Das bedeu­tet, dass Sie Ihren Desk­top vor dem Mee­ting berei­ni­gen und alle nicht benö­tig­ten Anwen­dun­gen und Dateien schlie­ßen soll­ten. Auch ist es rat­sam, im Blick­feld der Web­cam am Arbeits­platz etwas Ord­nung zu schaf­fen. Benach­rich­ti­gungs­funk­tio­nen soll­ten deak­ti­viert wer­den, damit Ihre Kon­zen­tra­tion bei einer Video­kon­fe­renz nicht gestört wird.

Auch bei der Pla­nung der Video­kon­fe­ren­zen soll­ten einige wich­tige Dinge beach­tet wer­den. Das beginnt bereits bei der Fest­le­gung des Ter­mins. Soll­ten die Teil­neh­mer aus unter­schied­li­chen Regio­nen der Welt kom­men, muss bei der Ter­min­pla­nung die Zeit­ver­schie­bung mit­be­rück­sich­tigt wer­den. Außer­dem macht es sich in der Pra­xis bezahlt, wenn die Teil­neh­mer einer Video­kon­fe­renz eine Teil­neh­mer­liste sowie die wich­tigs­ten Unter­la­gen bereits vorab zuge­schickt bekom­men. Sicht­bare Namens­schil­der haben sich eben­falls als nütz­li­che Hilfs­mit­tel für Video­kon­fe­ren­zen bewährt. Als ange­nehm wird es dar­über hin­aus emp­fun­den, wenn klare Ver­hal­tens­re­geln für die Video­kon­fe­renz fest­ge­legt werden.

Zu einem gelun­ge­nen Ein­stieg in eine Video­kon­fe­renz gehö­ren eine ange­mes­sene Begrü­ßung sowie etwas Small­talk. Die­ser lockert die Atmo­sphäre und nimmt den Teil­neh­mern die Angst, die ungern vor grö­ße­ren Grup­pen spre­chen. Bei Video­kon­fe­ren­zen mit inter­na­tio­na­lem Teil­neh­mer­kreis ist es wich­tig, gut arti­ku­liert und lang­sam zu spre­chen, um auch von den­je­ni­gen ver­stan­den zu wer­den, die eine andere Mut­ter­spra­che haben. Für diese Teil­neh­mer soll­ten die Dis­kus­si­ons­in­halte regel­mä­ßig kurz und prä­gnant zusam­men­ge­fasst wer­den. Auch zum Ende einer Video­kon­fe­renz darf ein Fazit nicht feh­len, das so schnell wie mög­lich als schrift­li­ches Pro­to­koll an die Teil­neh­mer ver­schickt wer­den sollte.

 

Autor: Judith Vetter

Mein Name ist Judith Vetter. Ich bin seit 2001 selbstständig und betreibe die Seite Express-Schreibdienst, ein Schreibbüro und einen Büroservice, habe aber über 24 Jahre Erfahrung als gelernte Fremdsprachensekretärin.

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